Cuando alguien fallece, la familia enfrenta un caos no solo emocional, sino administrativo. En los primeros días hay que hacer decenas de llamadas, rellenar formularios y contactar múltiples organismos, todo mientras se está destruido emocionalmente.
Esta guía responde la pregunta que se hace todo el mundo: ¿qué hago ahora? No es una guía legal (eso requiere abogado), sino una guía práctica sobre los trámites administrativos tras el fallecimiento, basada en lo que realmente sucede en España.
Índice de contenidos
Primeras 24 horas: lo urgente
La llamada inicial (primeros minutos)
Cuando alguien fallece en casa o en la calle, la familia llama al 112 y si es en un hospital, el hospital se encarga de lo primero. La policía local o guardia civil acudirá por protocolo administrativo y no es nada extraño.
En los hospitales, alguien del personal te llevará a una oficina para formalidades y si es en casa, la policía hará un informe básico.
Lo importante: en este momento no tomes decisiones apresuradas sobre pompas fúnebres. Muchos ofrecerán servicios inmediatamente. Respira, tienes tiempo.
Contactar a pompas fúnebres (primeras horas)
Sí, tienes que hacerlo rápido, pero no significa aceptar el primer presupuesto. Llama a 2-3 empresas locales, pregunta precios y compara. La diferencia puede ser de hasta 2.000€.
Si tienes seguro de decesos, ahora es el momento de llamar. La aseguradora coordina con las pompas fúnebres, negocia precios y tu familia no tiene que hacer nada. Esta es la razón por la que un seguro vale la pena.
Obtener el certificado de defunción (primeras 24 horas)
Esto lo hace el médico forense o el médico que atendió y es el documento que llevarás al Registro Civil para inscribir la defunción y obtener el certificado literal de defunción. De ese certificado literal debes pedir varias copias, porque se necesitan para casi todos los trámites posteriores.
Este documento es el más importante y sin él no puedes hacer nada administrativamente hablando.
Primeros 7 días: lo crítico
Inscribir la defunción en el registro civil (días 1-2)
Esto es CRÍTICO. Debe hacerse en el registro civil del lugar donde falleció la persona y la ley obliga a inscribirlo en las primeras 24 horas tras el fallecimiento.
Necesitas:
- Certificado de defunción (el que te dieron arriba)
- DNI o pasaporte del fallecido
- DNI de quien tramita (tú, como familiar)
No es complicado, los trabajadores del registro civil están acostumbrados y te guían. Te dan un papel que certifica la inscripción de defunción el cual es fundamental para todo lo posterior.
Avisar al banco (días 1-3)
Llama al banco del fallecido para avisar, el cual, por protocolo, bloqueará la cuenta inmediatamente. En ese momento, pregunta sobre depósitos, cajas de seguridad, o deudas pendientes. El banco te explicará qué necesitas para acceder a la cuenta y probablemente pidan certificado de defunción + documento que acredite que eres heredero (el testamento, o si no hay testamento, un documento del juzgado).
Contactar a la Seguridad Social (días 1-7)
Llama a la Seguridad Social y diles que el asegurado ha fallecido. Necesitarás el número de afiliación (está en la tarjeta sanitaria).
¿Por qué? Porque si el fallecido recibía pensión, debe pararse inmediatamente. Si sigues cobrando después de su muerte, tendrás que devolverlo. Es mejor informar rápido.
Avisar a hacienda / agencia tributaria (días 1-7)
Este trámite es menos urgente, pero hazlo en los primeros días. Necesitas comunicar el fallecimiento a hacienda. Puedes hacerlo online en la web de la agencia tributaria (sede.agenciatributaria.gob.es) o llamando.
¿Por qué? Porque habrá que presentar una declaración de impuestos final (del 1 de enero hasta la muerte) al año siguiente. No es complicado, pero requiere tiempo.
Obtener el certificado de últimas voluntades (días 1-7)
Esto se obtiene en el Colegio Notarial y básicamente es un documento que certifica si el fallecido dejó testamento y en donde se halla. Si no hay, el proceso es diferente (sucesión intestada). Puedes solicitarlo online en el sitio del colegio notarial o ir en persona y cuesta unos 10€.
Primera semana a primer mes: lo administrativo
Abrir el testamento (si existe)
Si hay testamento, necesitas ir a un notario para abrirlo, quien lee el documento, lo certifica y te da copias autenticadas. Esto es obligatorio.
Si no hay testamento, igualmente el notario será el responsable del papeleo a no ser que existan conflictos o circunstancias especiales, lo que obligaría a ir a un juzgado. El juez abrirá un proceso de sucesión intestada lo cual es más lento y complicado. Si la herencia es pequeña (menos de 15.000€), hay procesos rápidos.
Impuestos sobre sucesiones (semana 1-2)
Aquí es donde muchas familias se pierden. Las sucesiones en España pagan impuestos (impuesto sobre sucesiones y donaciones) y el porcentaje varía según la comunidad autónoma (cada región tiene sus propios impuestos). Necesitarás un gestor administrativo o abogado para hacer esto bien. No es complicado, pero hay que hacerlo correctamente. Si lo haces mal, hacienda te lo pedirá después.
Cierres de servicios (semana 1-4)
Contacta a:
- Compañía de luz
- Compañía de gas
- Compañía de agua
- Compañía de teléfono/internet
- Seguro del hogar (si existe)
Todos estos servicios deben cancelarse o transferirse. Algunos pueden esperar, pero es mejor hacerlo en el primer mes porque muchas compañías siguen cobrando si no avisas. En muchos casos se solicitará un documento de defunción y acreditación de representación.
Cuentas de redes sociales y email (semana 1-4)
Si el fallecido tenía email, Facebook, Instagram, u otras cuentas, considera qué hacer. Algunas plataformas permiten convertir la cuenta a «memorial» o permitir acceso a familiares. Otras simplemente las borran después de un tiempo.
No es obligatorio, pero es bueno saberlo.
Primer mes a primer año: lo financiero
Acceso a la cuenta bancaria (mes 1)
Una vez que el banco tiene el certificado de defunción y (si existe) el testamento, puede permitir que los herederos accedan a la cuenta. Esto toma entre 1-8 semanas depende del banco.
El procedimiento es transferir dinero desde la cuenta del fallecido a las cuentas de los herederos.
Venta del inmueble (si existe)
Si hay casa, piso, o terreno, necesitas:
- Escritura de propiedad (está en el registro de la propiedad)
- Si hay hipoteca, necesitas pagar antes de vender
- Si hay deuda, se paga de la herencia antes de repartir
Vender un inmueble tarda 2-6 meses en la mayoría de casos y necesitarás un inmobiliario y un notario.
Declaración de impuestos final (mes 1-3)
El fallecido debe presentar una última declaración de impuestos desde el 1 de enero hasta la fecha de muerte. Normalmente esto no es complicado (el fallecido probablemente esté jubilado y no deba nada), pero técnicamente es obligatorio.
Necesitarás un gestor o asesor fiscal.
Repartición de la herencia (mes 6-12)
Una vez que todo está pagado, impuestos incluidos, se reparte la herencia según el testamento. Si no hay testamento, se sigue la ley de sucesiones española (cónyuge primero, hijos, padres, hermanos, en ese orden). La adjudicación de herencia se hace por escritura notarial o por sentencia y ahí sí se reparte el patrimonio
Casos especiales
Si el fallecido era extranjero
Si era británico, alemán o de otra nacionalidad, hay pasos adicionales. El consulado de su país de origen puede estar implicado en algunos trámites, especialmente si la familia vive en el extranjero.
Contacta al consulado de su país en España. Ellos te guiarán.
Si el fallecido vivía en el extranjero pero murió en España
Si vivía en Francia pero falleció en España, los trámites son más complicados. España maneja los primeros trámites (registro civil, defunción, impuestos españoles), pero su país de residencia también querrá saber. Es posible que se necesite un abogado internacionalista según en qué casos.
Si hay deuda (hipoteca, préstamos)
Si el fallecido tenía deudas, estas se pagan de la herencia ANTES de repartirla.
Si la deuda es mayor que la herencia, los herederos no tienen que pagar de su bolsillo siempre que gestionen bien la aceptación (por ejemplo, aceptando a beneficio de inventario o renunciando)
El papel del seguro de decesos en todo esto
Un seguro de decesos no sustituye al abogado ni al gestor fiscal, pero sí coordina y gestiona muchos trámites iniciales: pompas fúnebres, obtención del certificado de defunción, inscripción en el Registro Civil y, según la póliza, algunas comunicaciones administrativas básicas
El seguro también te proporciona apoyo emocional. Tienes alguien a quien llamar que coordina todo, mientras tu familia no tiene esa preocupación en un momento de duelo.
Lo que un seguro NO hace:
- No abre testamentos (eso es notario)
- No paga impuestos (eso es gestor)
- No vende inmuebles (eso es inmobiliaria)
- No reparte herencia (eso es abogado)
Pero sí elimina la complejidad de los primeros días, que es cuando más necesitas ayuda.
Cronología resumida
Día 1: 112 → Pompas fúnebres → Certificado de defunción
Día 1: Registro civil
Días 1-3: Banco → Seguridad Social
Semana 1: Notario (testamento) → Agencia tributaria
Semana 2-4: Cerrar servicios → Impuestos sobre sucesiones
Mes 1-3: Acceso a cuenta → Declaración impuestos final
Mes 3-6: Venta inmueble (si existe) Mes 6-12: Reparto de herencia
Consejo final
No intentes hacerlo todo solo. Los primeros días, contrata un gestor administrativo o abogado. Cuesta dinero (500€-1.500€ típicamente), pero te ahorra estrés, errores y tiempo.
Si tienes seguro de decesos, úsalo, que coordinará los primeros pasos. Luego contrata profesionales para lo administrativo.
Si aún no tienes seguro de decesos, ahora entiendas por qué es importante. Estos trámites son complejos y un seguro de decesos no resuelve todo, pero resuelve lo más urgente cuando más lo necesitas.
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Información actualizada: Enero 2026
Basado en: Ley de sucesiones española, procedimientos administrativos reales, experiencia de gestores y abogados
